Tổng quan doanh nghiệp
Theo dõi kinh doanh, sản xuất, tài chính và các việc cần xử lý của cả doanh nghiệp.
Tuần này
Việc đến hạn từ hôm nay tới 7 ngày tới: bảng tiến độ, tồn đọng, giao hàng, sản xuất, mua hàng…
Dự án
Gấp nhất lên trước. Bấm tên để xem tổng hợp dự án, bấm thanh thời gian để mở Bảng tiến độ, bấm số tiền để xem chi phí.
Tình hình các bộ phận
Phân quyền truy cập
Làm theo thứ tự: gán vai trò cho người mới, chỉnh thêm theo phòng ban nếu cần, rồi mới chỉnh từng mục.
1. Gán vai trò
Cách nhanh nhất cho người mới: được sửa phòng ban của mình, chỉ xem các phòng ban liên quan, không thấy phần còn lại. Nên dùng email @havicof.com (tải ảnh chỉ nhận email này).
2. Chỉnh theo phòng ban
Cấp hoặc thu hồi quyền ở tất cả các mục của một phòng ban.
3. Chỉnh từng mục
Dùng khi một người chỉ cần một mục riêng. Bỏ giới hạn để mở mục cho mọi tài khoản đã đăng nhập.
Cấu hình hệ thống (quản trị viên)
Tạo mục mới hoặc sửa trường dữ liệu, phòng ban của mục đang chọn ở bước 3.
Tạo lại các mục mẫu còn thiếu (Báo giá → Nghiệm thu, Thiết kế, Sản xuất, Mua hàng, Xuất khẩu, Lắp đặt & Bảo hành). Không tạo trùng, không đổi dữ liệu.
Ảnh tải lên lưu trong Drive của sale01@havicof.com, tự chia thư mục theo Chi phí, Nhật ký, Chi phí nhân sự khoán.
Luôn luôn lắng nghe, luôn luôn tốn tiền
Quản trị viên được khai báo trong Firestore (collection admins). Chỉ quản trị viên mới được tạo mục và thay đổi quyền.
Hướng dẫn sử dụng
Đi theo đúng dòng chảy công việc: bán hàng → hợp đồng → thiết kế → sản xuất → mua hàng → thi công → bàn giao. App tự điền những gì đã biết; bạn chỉ nhập phần app không thể biết.
0. Bắt đầu
- Menu theo phòng ban ở thanh bên, xếp theo đúng thứ tự công việc. Phòng ban bạn chưa có quyền xem sẽ tự ẩn. Trên điện thoại bấm ☰.
- Tổng quan gom việc trễ hạn (đỏ) và việc chờ duyệt / chờ làm (vàng) của mọi phòng ban. Bấm vào ô để mở danh sách đã lọc. Số màu cam cạnh tên mục ở thanh bên là số việc đang chờ.
- Dự án là gốc của mọi thứ: tạo dự án trước khi lập hợp đồng. Chi phí, nhân lực chung của công ty chọn “Chung (không thuộc dự án)”.
- Mã số (báo giá, đơn sản xuất, đơn mua, số văn bản…), ngày, trạng thái đầu tiên được app tự cấp. Chọn một bản ghi liên kết (hợp đồng, báo giá, đơn sản xuất) thì các ô liên quan tự điền.
- Không xóa được bản ghi đang được mục khác dùng (khách hàng, báo giá, hợp đồng…); bản ghi xóa được giữ lại dạng ẩn trong dữ liệu.
1. Kinh doanh: khách hàng → báo giá → hợp đồng
- Báo giá → bấm ＋ Soạn báo giá. Gõ tên khách mới thì app tự thêm vào mục Khách hàng. Chia Khu vực (A, B…) theo căn / tầng / phòng (VD “Căn A1-05”), Hạng mục (I, II…) theo loại việc. Lấy dòng từ Thư viện sản phẩm để có sẵn quy cách, giá, định mức vật tư.
- Sửa nhiều thì bấm Lưu thành phiên bản mới (v2, v3…), không ghi đè bản cũ. Khách duyệt: đổi trạng thái “Khách đã duyệt”.
- Ở dòng báo giá đã duyệt bấm Tạo hợp đồng: khách hàng, giá trị, hạn hoàn thành, dự án được điền sẵn.
- Ở hợp đồng bấm Hồ sơ & văn bản: hợp đồng, đề nghị thanh toán, nghiệm thu, thanh lý và toàn bộ hồ sơ công trường (Macland) in từ cùng một bộ thông tin chung, số văn bản tự cấp. Mọi biểu mẫu in bằng Times New Roman.
- Cập nhật “Đã thanh toán” của hợp đồng mỗi lần thu tiền để Tổng quan tính công nợ.
2. Phát sinh trong thi công
- Ở hợp đồng bấm ＋ Báo giá phát sinh: khách hàng, công trình, VAT lấy từ báo giá gốc, bảng hạng mục để trống. Chỉ ghi phần làm thêm, vẫn chia Khu vực theo căn.
- Khách duyệt → trong báo giá phát sinh bấm Lập hợp đồng / biên bản: app mở Phụ lục hợp đồng in đúng các hạng mục phát sinh và số ngày gia hạn của phụ lục (không đổi tiến độ của hợp đồng gốc).
- Hàng hợp đồng hiện nhãn Phát sinh đã duyệt / tổng, +giá trị; nút Tạo đơn sản xuất liệt kê cả dòng của báo giá phát sinh đã duyệt (nhãn “Phát sinh”).
- Việc phát sinh trên công trường ghi ở Bảng tiến độ (Loại = Phát sinh); chi phí phát sinh ghi ở Chi phí; lỗi cần xử lý ghi ở Tồn đọng.
3. Thiết kế
- Khảo sát công trình: chọn khách hàng thì địa chỉ, người liên hệ, điện thoại tự điền; ghi yêu cầu, số đo, ảnh hiện trạng.
- Hồ sơ thiết kế: mỗi lần sửa bản vẽ tạo bản ghi mới (v2, v3…) để giữ lịch sử; “Chờ khách duyệt” → “Đã duyệt”.
- Vẽ SketchUp: mỗi chi tiết là một group/component, gán vật liệu đúng tên loại ván + mã màu (VD “MDF chống ẩm - 388EV An Cường”); độ dày app tự đo. Mỗi file chỉ vẽ 1 sản phẩm.
4. Sản xuất
- Ở hợp đồng bấm Tạo đơn sản xuất: mỗi dòng báo giá thành 1 đơn, tự có số lượng, đơn vị, căn / khu vực (từ Khu vực của báo giá), quy cách, quy trình QC gợi ý, 7 công đoạn với hạn chia theo hạn giao, và định mức vật tư (theo thư viện sản phẩm hoặc ước tính). Phụ kiện trong báo giá đi vào định mức của sản phẩm phía trên, không thành đơn riêng.
- Đơn lẻ không có hợp đồng: thêm tay ở Đơn hàng sản xuất, bổ sung quy cách ngay trong form (tùy chọn).
- BOM từ SketchUp (Công cụ, hoặc nút “Nhập từ SketchUp” ở đơn): tải plugin một lần, trong SketchUp bấm Xuất BOM, kéo file .bom.json vào trang, chọn loại cho vật liệu lạ, bấm Ghi vào định mức. App nhân theo số lượng đơn, thay phần ước tính chưa cấp, giữ dòng nhập tay và dòng đã cấp (chỉ đổi khi bạn đánh dấu).
- Chọn Dự án (và Căn) ở trang BOM để xem Tổng vật tư dự án: gộp theo tên + đơn vị, ván lẻ giữa các đơn được cộng trước rồi mới làm tròn, có cột “Dùng cho căn”, ô tìm theo mã màu, In / PDF cho mua hàng.
- Cập nhật trạng thái Công đoạn sản xuất (Chưa làm / Đang làm / Xong): trạng thái đơn tự đổi (Chờ bản vẽ → Chờ vật tư → Đang sản xuất). Đổi số lượng đơn thì định mức tự nhân lại; đổi quy cách thì phần ước tính tự tính lại.
- Kiểm tra chất lượng: bấm “Quy trình QC” để in phiếu theo đúng quy cách của đơn. Mọi công đoạn Xong + QC đạt → đơn Hoàn thành; khi mọi đơn của hợp đồng hoàn thành, app tự mở phiếu Lắp đặt & giao hàng.
- Nhãn “Báo giá đã đổi” ở đơn: dòng báo giá gốc đã sửa sau khi tạo đơn, cần kiểm lại số lượng, kích thước.
5. Mua hàng & kho
- Mua theo bảng Tổng vật tư dự án (trang BOM) hoặc dòng còn thiếu ở Định mức vật tư (Đã cấp < Số lượng cần, hiện ở Tổng quan).
- Đơn mua hàng: chọn nhà cung cấp và đơn sản xuất (nếu có); hạn giao hàng tự đặt theo bước “Chuẩn bị vật tư” của đơn. “Chờ duyệt” chờ người có quyền duyệt.
- Trả tiền: ở đơn mua bấm Ghi chi phí / nhập kho: khoản chi điền sẵn dự án, nội dung, số tiền còn phải trả. Muốn nhập kho thì khai luôn danh sách vật tư mua trong khoản chi đó. “Đã thanh toán” của đơn mua tự cộng từ các khoản chi gắn với nó; khi xác nhận nhận hàng ở Vật tư & thiết bị, trạng thái đơn mua tự chuyển “Đã nhận một phần / Đã nhận đủ”.
- Cấp cho xưởng: ở đơn sản xuất (hoặc trang BOM) bấm Cấp vật tư, nhập số cấp lần này hoặc “Điền đủ phần còn thiếu”; “Đã cấp” tự cộng dồn.
- Vật tư & thiết bị là sổ kho công ty và kho từng công trình (nhập, cấp, chuyển, trả, kiểm kê thiết bị và vật tư thi công).
6. Thi công tại công trình
- Bảng tiến độ: chọn dự án, tạo từ mẫu (đã theo trình tự công trường), xóa mục không cần. Xuất PDF nộp chủ đầu tư; Chốt & gửi gửi email kèm PDF tới các phòng ban trong Danh bạ phòng ban (nội dung thư điền sẵn).
- Nhân lực hằng ngày: chọn người từ danh sách, giờ và tăng ca tự tính.
- Nhật ký công trình: app tự điền nhân lực, công việc theo tiến độ, nghiệm thu, vật tư về, thời tiết theo mẫu nhật ký; bạn chỉ kiểm lại và ghi an toàn, kiến nghị.
- Ảnh công trình, ảnh chứng từ tải thẳng lên Drive, tự chia thư mục.
7. Bàn giao, nghiệm thu, bảo hành
- Lắp đặt & giao hàng: tự mở khi mọi đơn sản xuất của hợp đồng hoàn thành; cập nhật trạng thái và biên bản bàn giao.
- Nghiệm thu: chọn hợp đồng, ghi kết quả. Kết quả “Đạt” / “Đạt có tồn đọng” → app tự tạo phiếu Bảo hành theo số tháng bảo hành của báo giá (mặc định 12 tháng). Việc còn tồn ghi ở Tồn đọng.
- Tổng quan báo giao trễ hạn và bảo hành sắp hết trong 30 ngày. Thanh lý hợp đồng in ở Hồ sơ & văn bản.
8. Kế toán, nhân sự, xuất khẩu, công cụ
- Chi phí: chọn dự án hoặc “Chung”, tải ảnh chứng từ lên Drive. Chi phí nhân sự khoán ghi theo tổ đội.
- Xuất khẩu: tạo Đơn hàng xuất khẩu (thị trường, ngoại tệ, tỷ giá, điều kiện giao hàng, hạn đi tàu), bấm “Invoice & chứng từ” để in Invoice, Packing List, SI, VGM, TSCA, ISF, Lacey, bảng kê lâm sản. Ngày tàu, cảng, Incoterms, tỷ giá, hãng tàu, booking/B/L dùng chung giữa đơn xuất khẩu, Lịch vận chuyển và bộ chứng từ: sửa ở đâu cũng được, lưu chứng từ là cả ba khớp nhau; in Invoice / Packing list thì dòng chứng từ “Chưa có” chuyển “Đang chuẩn bị”. App không tự kiểm tra quy định pháp luật của từng thị trường; hãy đối chiếu nguồn chính thức của cơ quan có thẩm quyền.
- Công cụ: BOM từ SketchUp, Tính đóng container, Phòng thử mối nối ghế.
9. Quản trị viên
- Các mục mẫu và trường mới được tự cài khi quản trị viên mở app; không cần bước “Cài mẫu”.
- Phân quyền: gán vai trò cho người mới (nhanh nhất), chỉnh theo phòng ban, rồi mới chỉnh từng mục. Dùng email @havicof.com (tải ảnh chỉ nhận email này).
- Sao lưu: mã nguồn sao lưu bằng script trong thư mục tools; dữ liệu Firestore cần Cloud Storage và gói Blaze (xem README-VI.txt).
Dự án
Danh sách dự án / công trình và thông tin nền.
| Tên dự án / Hạng mục | Vị trí công trình | Phụ trách | Bắt đầu | Deadline |
|---|
Tiến độ
Chọn trạng thái công việc để tự cập nhật tỷ lệ hoàn thành.
| Ngày | Dự án / Hạng mục | Trạng thái tiến độ | Tiến độ | Ghi chú |
|---|
Nhân lực hằng ngày
Chọn nhân sự từ danh sách; giờ làm và tăng ca được tự tính.
| Ngày | Dự án | Họ tên | Đội / Bộ phận | Công việc | Vào | Ra | Nghỉ | Thực tế | Tăng ca | Tiền công ngày | Tiền tăng ca | Tổng tiền công |
|---|
Nhân công
Tổng hợp tiền công nhân sự nội bộ theo chấm công; chi phí nhân sự khoán xem ở mục riêng.
| Ngày | Dự án | Nhân sự / Đội | Nội dung | Loại tiền công | Số tiền |
|---|
Tồn đọng
Quản lý các việc cần xử lý đến khi nghiệm thu.
| Nội dung | Phụ trách | Trạng thái |
|---|
Nhật ký công trình
Theo mẫu nhật ký thi công của chủ đầu tư. Chọn ngày và dự án, app tự điền nhân lực, tình hình thi công, nghiệm thu, vật tư, thời tiết; chỉ cần kiểm tra và ghi an toàn, kiến nghị.
| Ngày | Dự án | Công việc thực hiện | Vấn đề phát sinh | Ảnh Google Drive |
|---|
Chi phí
Ghi nhận các khoản chi thực tế của từng dự án và chi phí chung của công ty.
| Ngày chi | Dự án | Nội dung chi | Số tiền | Người chi | Chứng từ | Vật tư liên quan |
|---|
Sản phẩm
Thư viện sản phẩm có ảnh: catalog Havico và đồ đã làm cho dự án. Lọc, sửa, xuất danh mục gửi khách.
Vật tư & thiết bị
Theo dõi tồn, nơi lưu, người giữ và lịch sử giao nhận theo dự án.
| Tên / mã | Đơn vị | Số lượng | Dự án / địa điểm | Khu vực | Người giữ | Tình trạng |
|---|
Chi phí nhân sự khoán
Chi phí đội thuê ngoài tính theo khối lượng nghiệm thu × đơn giá, gắn với dự án.
| Ngày nghiệm thu | Dự án | Nội dung | Khối lượng | Đơn giá | Thành tiền | Chứng từ |
|---|