Bắt đầu

1. Chọn dự án khi công việc thuộc một dự án; chi phí và nhân lực chung của công ty chọn “Chung (không thuộc dự án)”.
2. Nhập đúng ngày, nội dung và người phụ trách; tải ảnh công việc hoặc ảnh chứng từ trực tiếp lên Drive khi cần.
3. Dùng nút Sửa để cập nhật bản ghi; kiểm tra kỹ trước khi xóa.
4. Trên điện thoại, từng dòng dữ liệu hiển thị thành thẻ để dễ đọc.

Tạo mục và trường mới

1. Quản trị viên mở Phân quyền → Tạo mục mới, đặt tên mục và chọn có gắn với dự án không.
2. Thêm trường: nhập tên, chọn kiểu dữ liệu, đánh dấu Bắt buộc nếu cần, rồi nhấn Thêm trường.
3. Nhấn Tạo mục. Mục mới xuất hiện ở thanh bên; dùng Sửa cấu trúc mục để thêm trường sau này.
4. Ẩn một trường sẽ giữ nguyên dữ liệu cũ. Mục mới chỉ quản trị viên xem được cho đến khi cấp quyền.

Quyền truy cập

Mục chưa cấu hình chỉ quản trị viên truy cập được. Trong Phân quyền, chọn mục, nhập email đã có tài khoản đăng nhập, chọn Chỉ xem hoặc Được sửa rồi nhấn Cập nhật quyền. Cấp quyền xem mục Dự án cho người cần chọn dự án trong biểu mẫu. Bỏ chọn Giới hạn và cập nhật khi ô email trống để mở cho mọi tài khoản đã đăng nhập.

Sao lưu

Mã nguồn và dữ liệu Firestore được sao lưu riêng. Để tạo lịch sao lưu mã nguồn hằng tuần, chạy script setup-weekly-backup-task.ps1 trong thư mục tools; có thể lưu ZIP và checksum vào Drive đồng bộ. Sao lưu dữ liệu Firestore cần Cloud Storage và gói Firebase Blaze. Cách thiết lập và khôi phục nằm trong README-VI.txt đi kèm bản triển khai.

Quy trình báo giá → nghiệm thu

1. Khách hàng: tạo khách hàng trước; ghi lịch sử trao đổi vào ô “Ghi chú / lịch sử trao đổi”.
2. Báo giá: chọn khách hàng, ghi phiên bản (v1, v2…) và trạng thái. Báo giá mới sửa thì tạo phiên bản mới, không ghi đè bản cũ.
3. Hợp đồng: chọn khách hàng, báo giá đã duyệt và dự án; cập nhật “Đã thanh toán” mỗi khi thu tiền.
4. Nghiệm thu: chọn hợp đồng, ghi kết quả và tải biên bản; việc còn tồn đọng ghi ở mục Tồn đọng.
5. Dùng ô Tìm kiếm và bộ lọc Trạng thái trên từng mục. Ô trên Tổng quan mở sẵn danh sách đã lọc.
6. Không xóa được khách hàng, báo giá hoặc hợp đồng đang được mục khác sử dụng; hãy xóa hoặc đổi liên kết ở bản ghi đó trước.
7. Thiết kế: sau khi cài mẫu “Thiết kế”, ghi Khảo sát công trình (yêu cầu, số đo, ảnh hiện trạng) rồi Hồ sơ thiết kế. Mỗi lần sửa bản vẽ tạo một bản ghi mới với phiên bản mới (v2, v3…) để giữ lịch sử; trạng thái “Chờ khách duyệt” → “Đã duyệt” thể hiện phê duyệt của khách.
8. Lắp đặt và bảo hành: sau khi cài mẫu “Lắp đặt & Bảo hành” (nằm trong Quản lý dự án), ghi Lắp đặt & giao hàng (hạn giao, trạng thái, biên bản bàn giao) và Bảo hành (ngày hết bảo hành, yêu cầu bảo hành). Tổng quan báo giao trễ hạn, yêu cầu đang xử lý và bảo hành sắp hết trong 30 ngày.
9. Chi phí và nhân lực chung của công ty: khi ghi một khoản chi (hoặc nhân lực) không thuộc dự án nào, chọn “Chung (không thuộc dự án)” ở ô Dự án; ảnh chứng từ vẫn tải lên Drive được. Các khoản này nằm trong nhóm “Chung / chưa gán dự án” khi lọc.
10. Việc cần xử lý: Tổng quan gom việc chờ duyệt và việc trễ hạn của mọi phòng ban; số màu cam trên thanh bên cho biết mục nào đang có việc chờ.
11. Phân quyền theo phòng ban (quản trị viên): vào Phân quyền → “Phân quyền theo phòng ban”, chọn phòng ban, nhập email và chọn Chỉ xem hoặc Được sửa; quyền áp dụng cho mọi mục của phòng ban (cả mục cài sẵn và mục tùy chỉnh) và tự kèm quyền xem Dự án để chọn dự án trong biểu mẫu. Bảng bên dưới cho biết ai đang có quyền gì và cho phép thu hồi nhanh. Có thể gán nhanh theo vai trò mẫu (Ban giám đốc, Kinh doanh, Thiết kế, Quản lý dự án, Sản xuất, Mua hàng / Kho, Kế toán, Nhân sự, Xuất khẩu) rồi chỉnh lại từng phòng ban hoặc từng mục ở các bảng phía trên.
12. Xuất khẩu: sau khi quản trị viên cài mẫu “Xuất khẩu”, tạo Đơn hàng xuất khẩu (thị trường, ngoại tệ, giá trị ngoại tệ, tỷ giá, điều kiện giao hàng, hạn đi tàu), ghi Chứng từ xuất khẩu cho từng đơn và Lịch vận chuyển. Danh sách thị trường, loại chứng từ và điều kiện giao hàng do quản trị viên chỉnh bằng “Sửa cấu trúc mục”; hệ thống không tự kiểm tra quy định pháp luật của từng thị trường, hãy đối chiếu nguồn chính thức của cơ quan có thẩm quyền.
13. Mua hàng: sau khi quản trị viên cài mẫu “Mua hàng”, ghi Nhà cung cấp, rồi tạo Đơn mua hàng (chọn nhà cung cấp, đơn sản xuất nếu có, tổng tiền, hạn giao, trạng thái; đơn “Chờ duyệt” chờ người có quyền duyệt). Cập nhật “Đã thanh toán” khi trả tiền để Tổng quan tính công nợ phải trả. Nhập/xuất kho thực tế vẫn ghi ở mục Vật tư & thiết bị.
14. Sản xuất: sau khi quản trị viên cài mẫu “Sản xuất”, tạo Đơn hàng sản xuất (gắn dự án, hợp đồng, hạn giao), rồi ghi Công đoạn sản xuất, Định mức vật tư (số lượng cần và đã cấp) và Kiểm tra chất lượng cho từng đơn. Tổng quan báo đơn trễ hạn, vật tư còn thiếu và lỗi chất lượng.
15. Menu theo phòng ban: thanh bên chia thành Kinh doanh, Thiết kế, Quản lý dự án, Sản xuất, Mua hàng & Kho, Kế toán, Nhân sự, Xuất khẩu. Bấm tên phòng ban để mở các mục bên trong; phòng ban nào bạn chưa có quyền xem sẽ tự ẩn. Trên điện thoại, bấm ☰ ở góc trái để mở menu.
16. Quản trị viên: vào Phân quyền → Cấu hình hệ thống → “Cài các mẫu còn thiếu”; dùng “Sửa cấu trúc mục” để chọn phòng ban cho từng mục, rồi cấp quyền từng mục cho Kinh doanh, Kế toán, Quản lý dự án.